Kiedy prowadzona działalność gospodarcza zaczyna w szybkim tempie się rozwijać, nadchodzi moment w którym trzeba pomyśleć o profesjonalnej obsłudze księgowej dla firmy. Jest kilka możliwości do wykorzystania. Można zatrudnić księgową, współpracować z biurem rachunkowym lub też z firmą outsourcingową zajmującą się obsługą księgową firm. Każda z tych form księgowości ma swoje wady i zalety.

Księgowa na etacie

Pierwszym rozwiązaniem jest zatrudnienie księgowej. Początkowo może to być jedna osoba, ale w miarę rozrastania się firmy zatrudnienie kolejnych osób będzie nieuniknione. Księgowość prowadzona bezpośrednio w firmie ma tę zaletę, że w każdym momencie specjalista jest na miejscu i może wyjaśnić niejasności, doradzić. Również cała dokumentacja jest pod nadzorem firmy, więc jest małe prawdopodobieństwo wypłynięcia informacji na zewnątrz.

Podstawowym problemem związanym z taką sytuacja są koszty. Przede wszystkim chodzi o koszty zatrudnienia. Przy jednej osobie są jeszcze nie wysokie, ale w miarę rozwoju firmy powstaje cały dział księgowy. Wówczas do kosztów zatrudnienia dochodzą koszty utrzymania działu.

Biuro rachunkowe

Dobrym rozwiązaniem dla małych i dużych przedsiębiorców jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. W ten sposób nie ponoszone są koszty zatrudniania kolejnych pracowników biurowych, a księgowość powierzona jest specjalistom. Duża liczba takich podmiotów pozwala na znalezienie takiego, które najlepiej będzie odpowiadać potrzebom firmy.

Wadą tego rozwiązania jest fakt, że firma nie jest jedynym podmiotem, którym biuro się zajmuje. Tym samym nie ma księgowej na wyłączność. Mogą nastąpić kłopoty w komunikacji, kontakt jest ograniczony. Z drugiej strony w przypadku niejasności do dyspozycji jest grupa osób mających doświadczenie z różnymi rozwiązaniami i problemami księgowymi.

Centrum usług

Do niedawna usługi księgowe mogły świadczyć polskim firmom tylko firmy polskie. Od pewnego czasu jest możliwość zlecenia tego zadania firmom zagranicznym, zarówno posiadających oddziały w Polsce jak i tym, które ich w naszym kraju nie posiadają.

Zaletą jest możliwość zmniejszenia kosztów w firmie. Ponoszony jest tylko wydatek za świadczone usługi. W zależności od wielkości podmiotu obsługą będzie zajmować się jedna osoba lub zespół. Centra takie mają także świetnie opracowane procedury obsługi. Ponadto mają specjalistów nie tylko od księgowości ale także zarządzania ryzykiem, kontrolingu, inwestycji.

W takim przypadku może jednak być problem z komunikacją, ponieważ ograniczony jest najczęściej do telefonów i maili. Istnieje także groźba wypłynięcia danych na zewnątrz. Jest to także raczej rozwiązanie dla dużych przedsiębiorstw.

W biznesie zarządzanie finansami jest bardzo ważne. Dlatego też,
powierzenie pieczy nad nimi specjalistom jest zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem od próby samodzielnego rozliczania się z fiskusem, szacowania kosztów itp. Ponadto daje to czas i sposobność właścicielom i zarządom firm na budowanie strategii działania.

Artykuł powstał we współpracy z Biurem Rachunkowym Taxmentor z Katowic